28.09.17

Opinião do Expert

Agilidade organizada e controlada atendendo às necessidades de projetos de preço fechado

  • ##Digital Experience
  • #Agility

Christophe Pouly | Diretor Técnico Digital Commerce

Michel Mariën | Diretor Executivo Digital Commerce

Quando um provedor de serviços está envolvido em um projeto de “preço fechado”, o projeto é realizado nessa modalidade com o objetivo de controlar o orçamento inicial e manter um cronograma de entrega preciso, assim como um escopo de recursos claramente identificado. Em contraste, a “abordagem ágil” (em vez do “método ágil”) envolve um raciocínio focado em “gerenciamento de produtos” e não “gerenciamento de projetos”. Nesse contexto, seria possível concluir um projeto de desenvolvimento ágil na modalidade de preço fechado? De que maneira os limites de um contrato de preço fechado poderiam ser combinados com as mudanças culturais impostas pela agilidade?

O desenvolvimento ágil é utilizado há vários anos e gradualmente eliminou outros métodos, como o famoso Modelo V (ou V-Model), que estava em vigor desde 1980. No entanto, a abordagem ágil, sua filosofia, espírito e até mesmo seu movimento implicam uma verdadeira mudança de cultura e raciocínio que é, às vezes, esquecida pelos líderes do projeto. Na verdade, pode-se dizer que a agilidade favorece a colaboração com o cliente em vez da celebração de um contrato, um software operacional em vez de documentação precisa e abrangente, e adaptação às mudanças em vez de adesão a um plano detalhado e datas fixas.

 

ENTÃO, A AGILIDADE É PARA TODOS?

É perfeitamente viável organizar seu casamento usando o Scrum, e alguns post-it em casa. Uma associação de golfe também pode configurar seu site usando essa mesma abordagem. Um editor de software, ou um departamento de P&D, também pode achar mais fácil aplicar os princípios de agilidade porque, de um lado, a noção de um contrato de preço fechado não existe ou, por outro lado, quando existe é muito mais flexível. No entanto, um cliente que tem termos de referência que se estendem por 300 páginas com outras 1200 páginas de especificações, e que escolhe o prestador de serviços offshore que oferece o menor preço possível, deve encontrar dificuldades na adoção de conceitos ágeis. De qualquer maneira, esta certamente não seria a melhor solução! No entanto, seria possível adotar uma abordagem ágil se todos estivessem preparados para mudar seu conceito do que seria um projeto bem sucedido, seja o cliente, que terá que envolver-se ao longo do projeto, ou o provedor de serviços, que deve se equipar com ferramentas adequadas para garantir que os processos sejam os mais simples possíveis.

Sim, todos podem se tornar ágeis... mas em diferentes graus e com diferentes níveis de integração.

 

AFINAL, O CLIENTE SERÁ OBRIGADO A ABANDONAR A IDEIA DE UM ORÇAMENTO FECHADO?

Acima de tudo, o cliente precisa entender que ele é o coração do seu projeto, que o provedor de serviços não é mais um subcontratado mas um parceiro e que os riscos são compartilhados. Quando o cliente deseja fazer uma mudança, ele deve estar ciente e aceitar os efeitos que a mudança pode ter não só no escopo, mas também no cronograma e até mesmo no orçamento de seu projeto.

Pode parecer óbvio quando abordamos isso fora do contexto de um projeto, mas quando você planeja, orça e especifica uma lista de 10 recursos, e depois você muda os requisitos no meio do projeto e decide implementar 15 recursos, isso terá um impacto em algum momento do projeto. A abordagem ágil não evita esse tipo de impacto, mas, ao mesmo tempo, oferece várias opções para absorver esse tipo de mudança.

 

CUIDADO COM PRECONCEITOS SOBRE A AGILIDADE:

  • Em um projeto ágil, não existem especificações;
  • Agilidade? Não, não existem processos;
  • Projetos ágeis são difíceis de manter devido à falta de documentação;
  • A abordagem ágil é restrita a projetos “pequenos”;
  • Graças à agilidade do projeto, o cliente pode mudar de ideia ou fazer modificações a qualquer hora.

Na modalidade de preço fechado, o provedor de serviços deve assessorar o cliente no sentido de evitar esse tipo de preceito, ou, caso o projeto passe a enfrentar dificuldades, o impacto seria catastrófico. Para a Keyrus Digital, trabalhando em proximidade com o cliente é possível produzir um “product backlog” antes de iniciar o projeto (fase de escopo e/ou “Sprint 0”). Muitas vezes, esta fase muito curta, em que o “escopo de alto nível” é definido e validado, é de fato realizada durante 3 a 4 semanas com base em tempo-e-materiais. O cliente terá a oportunidade de realizar algumas mudanças, orientado pela assessoria dos profissionais técnicos e operacionais da Keyrus Digital. O “product backlog” é então avaliado e comparado com a estimativa inicial de custo apresentada durante a fase de pré-venda. Se não for financeiramente viável para o cliente manter o orçamento inicial, o escopo pode ser revisado, retirando alguns recursos de menor prioridade (nota do editor: graças às iterações que fazem parte da abordagem ágil, esse também é o caso quando os “sprint backlogs” são estabelecidos).

Desta maneira, toda a equipe pode se comprometer com o projeto na modalidade de preço fechado, e, ao mesmo tempo, manter a agilidade.

Ou seja, o contrato não será baseado nos termos de referência, mas no “product backlog” estabelecido e validado por todos os envolvidos. Assim, todos se sentem responsáveis.

 

E O PROVEDOR DE SERVIÇOS? COMO ELE GERENCIA O PROJETO PRODUTO?

A abordagem ágil é, de fato, orientada mais para o produto do que o projeto, embora também favorece o elemento humano acima das ferramentas e processos. Isso pode ser adaptado a um projeto de preço fechado? Que tipo de equipe deve ser montada para trabalhar com uma abordagem ágil? No momento em que o projeto é lançado, a transparência e a confiança são dois aspectos fundamentais que devem existir dentro da equipe. A comunicação entre analistas de negócios e desenvolvedores é essencial para garantir a consistência entre o previsto e o realizado. O Scrum Master também está disponível para apoiar todos os membros da equipe e ajudá-los a alcançar seus objetivos.

Portanto, todas as ferramentas e processos devem ser claros, simples, flexíveis e efetivos, para não prejudicar os indivíduos e suas interações dentro do projeto.  Tudo deve encaixar-se naturalmente para otimizar as informações trocadas pelo indivíduos e resolver as limitações do projeto, como o próprio fato de que está sendo realizado na modalidade de preço fechado.

A integração contínua, trabalho remoto ou offshore, compartilhamento do repositório de documentos, monitoramento de campanhas-teste, apresentação de “sprint planning” e “sprint backlogs”, automação de testes de integração e análise de código... para a  Keyrus Digital, cada ferramenta escolhida e processo implementado foi sopesado para encaixar de maneira intuitiva e ergonômica com projetos ágeis de preço fechado.

 

E REALMENTE FUNCIONA?

Ok, isso parece ser muito legal no papel. Mas sempre podem existir dificuldades, como o recurso a ser desenvolvido que acaba sendo mais complexo do que se pensava e desvia o projeto, ou as coisas que surgem inesperadamente de última hora e exigem uma revisão uma parte da arquitetura ... E dentro de um projeto de preço fechado, a gestão de riscos sempre exige atenção e mobilização.

A abordagem ágil não resolve todos os problemas. Pensar assim seria um erro. No entanto, ela propõe soluções para evitar ou administrar os percalços de maneira mais efetiva. É, acima de tudo, graças a uma equipe experiente, ferramentas intuitivas e processos que oferecem estrutura e tranquilidade, a abordagem ágil permite organizar e controlar seus projetos de preço fechado de maneira mais eficaz.

 

ALGUNS PRINCÍPIOS DE UMA ABORDAGEM ÁGIL, CONTROLADA E ORGANIZADA:

  • Satisfazer o cliente com entregas programadas e regulares, sem ignorar a possibilidade de realizar entregas intermediárias;
  • Devemos aceitar mudanças de última hora? Sim... Mas apenas alterações justificadas e necessárias. Saiba quando dizer não, sem ceder a todos os pedidos do cliente;
  • Planeje um “short sprint” de estabilização não somente no final do projeto, mas também no meio, para não acumular anomalias, pois a agilidade não impede erros;
  • Fortaleça a excelência técnica através da integração de ferramentas como SonarQube ou Selenium, que permitem aprimorar a qualidade do produto;
  • Use auditorias internas para verificar com regularidade que as ferramentas e os fluxos de trabalho estão sendo usados e cumpridos. Um gerente de projeto técnico ou o Scrum Master deve ser responsável, por exemplo, pela consistência dos painéis da Jira Agile;
  • Implemente KPIs adequados para assegurar que os desenvolvedores estejam conscientes do feedback de casos de usuários que exigem medidas corretivas ou trabalho adicional.

 

 

SOBRE OS AUTORES

Christophe Pouly é Diretor Técnico de Comércio Digital do Grupo Keyrus. Christophe possui mais de 17 anos de experiência em consultoria e gerenciamento de projetos em vários setores, entre os quais o comércio eletrônico, novas tecnologias e engenharia de software. Nos últimos 6 anos com a Keyrus Digital, ele integrou abordagens “Ágeis” em todos os projetos, implementando ferramentas e processos adaptados às necessidades de clientes e equipes.

Michel Mariën é Diretor Executivo de Comércio Digital do Grupo Keyrus. Ele é responsável pela unidade Francesa e Tunisiana de Comércio Digital, assim como o desenvolvimento global dos Centros de Competências Digitais da Keyrus. Ele possui mais de 15 anos de experiência em projetos de Comércio Conectado, empreendidos em diversos setores de negócios e com inúmeros clientes, incluindo aqueles com operações locais e outros com alcance global. Michel é capaz de enfrentar qualquer desafio para desenvolver ao máximo seu potencial.

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